Onnistunut taloyhtiön korjaushanke on monivaiheinen ja pitkä prosessi
Taloyhtiön korjaushankkeet saattavat tuntua niin hallituksen kuin asukkaankin mielessä etukäteen pitkältä, kalliilta ja jopa pelottavaltakin projektilta. Hyvin valmistautuen sekä kokeneiden asiantuntijoiden kanssa hanke voidaan viedä maaliin kunnialla. Se vaatii paljon työtä ja pitkää pinnaa, mutta vain ennakoivalla kunnossapidolla voidaan toteuttaa onnistunut korjaushanke.
Mistä lähteä liikkeelle, kun tavoitteena on suunnitelmallinen kiinteistönpito ja onnistunut taloyhtiön korjaushanke?
Kuntoarvio ja PTS ovat ensimmäinen askel taloyhtiön korjaushankkeessa
Taloyhtiölle teetettävän Kuntoarvion avulla hallitus ja isännöitsijä saavat lähtötiedot sille, missä kunnossa kiinteistö on. Se on niin sanottu yleislääkärin käynti kohteessa, vaikka asiantuntijoita tuleekin paikan päälle kolme. Kuntoarviossa selvitetään kiinteistön rakenteiden ja järjestelmien kunto, minkä pohjalta määritellään rakennuksen tulevat korjaustarpeet pitkän tähtäimen suunnitelmassa (PTS). Se on asiantuntijoiden näkemys, jonka mukaan kiinteistön kuntoa olisi tarkoitus ylläpitää ja huoltaa.
Kuntoarvio on tärkeä ennakoivan kunnossapidon työväline jo alkaen kymmenvuotiaalle taloyhtiölle. Kauaskantoisella ajattelutavalla saneeraukset voidaan tahdittaa teknisesti ja taloudellisesti järkevimmin, sillä hankkeen ajoituksella on kokonaiskustannusten kannalta merkittävä rooli. Ennakoivalla tarkastamisella voidaan tehdä korjaushankkeet riittävän ajoissa, jottei korjaustavan tarvitse olla raskain mahdollinen ja kustannusten kalliimmat.
Yllättävät korjaushankkeet horjuttavat erityisesti taloyhtiön ja sen osakkaiden taloutta, sillä VTT:n tutkimuksen mukaan on jopa 30% edullisempaa tehdä korjaukset oikea-aikaisesti kuin myöhässä.
Kuntotutkimuksilla saadaan tarkempaa tietoa ongelmasta
Kuntoarvioraportissa suositellut kunto- ja jatkotutkimukset on erittäin tärkeää suorittaa, koska vasta kuntotutkimuksessa saadaan rakenteen tai teknisen järjestelmän todellinen kunto esille. Kuntoarvio suoritetaan aistinvaraisesti – kuntotutkimuksessa mennään pintaa syvemmälle. Rakenteeseen tehdään avauksia ja otetaan näytteitä, mikäli tilanne sen vaatii. Kun Kuntoarvio oli yleislääkärin tutkimus ovat kuntotutkimukset kuin kyseisen rakenteen tai rakenneosan erikoislääkärillä käynti.
Kuntotutkimus toimii taloyhtiön korjaushankkeessa myös hanke- ja toteutussuunnittelujen sekä toteutussuunnitelman pohjana. Ilman kuntotutkimusta ei ole esimerkiksi mahdollista määritellään hankkeelle oikeaa korjaustapaa.
Projektipäällikkö johtaa taloyhtiön onnistuneeseen korjaushankkeeseen
Projektipäällikkö on taloyhtiön koko korjaushankkeen johtaja. Projektipäällikkö varmistaa, että hankkeessa tehdään oikeat tutkimukset ja pitää rattaat pyörimässä. Hän ohjaa tutkimuksia ja hankesuunnittelua. Projektipäällikkö on aina tietoinen missä vaiheessa projektissa mennään ja toimii isännöitsijän, hallituksen ja miksi ei asukkaidenkin apulaisena ja yhteyshenkilönä projektiin liittyvissä asioissa.
Projektipäällikkö vähentää niin isännöitsijän kuin hallituksenkin työtaakkaa ja auttaa heitä pääsemään onnistuneesti maaliin. Projektipäällikön yksi tärkeimmistä tehtävistä on laatia hankkeelle realistinen aikataulu.
Isännöitsijän ja taloyhtiön hallituksen onkin kannattavaa ottaa ammattitaitoinen ja kokenut projektipäällikkö mukaan projektiin heti, kun nähdään tarve korjaushankkeen aloittamiseksi, jotta hän pääsee mukaan heti alusta lähtien.
Hankesuunnitteluvaiheessa ratkeaa 90 % projektin kustannuksista
Vaikka jo vähäistenkin kuntotutkimusten jälkeen aloitettaisiin tulevan korjaushankkeen hankesuunnitelma, suosittelee kokenut hankesuunnitteluryhmä vielä hankesuunnittelun aikana taloyhtiön hallitukselle usein vielä lisää tarvittavia kuntotutkimuksia. Tämä siksi, että saadaan tarpeeksi laajasti tietoa rakenteiden tai järjestelmien kunnosta.
Hankesuunnittelussa ratkeaa noin 90 % projektin kustannuksista, koska siinä määritellään mitä kaikkea projekti käsittää. Usein linjasaneerauksessa toteutetaan putkien sekä sähköjärjestelmien uusimisen lisäksi myös pesuhuoneiden saneeraus, yleisten tilojen maalausta, valaistusten parantamista sekä mahdollisesti myös piharemonttia. Tämä siksi, että kun kerran avataan piha ja asennetaan putkia niin on kannattavaa yhdistää samaan useampi projekti. Mikäli näitä ”lisätöitä” ei ole otettu ajoissa huomioon, tulee myöhemmin hankkeen aikana lisäkustannuksia ja aikatauluongelmia tai ne jäävät kokonaan tekemättä.
Hankesuunnitteluvaiheessa päätetään mitä korjataan ja miten
Hankesuunnitteluvaiheessa päätetään projektin aikataulu sekä se millä tavalla korjataan. Esimerkiksi linjasaneerauksessa kustannustasoon vaikuttaa paljon, että tehdäänkö putkiremontti sukittamalla vain ns. perinteisellä tavalla eli poistetaan vanhat putket ja laitetaan uudet tilalle. Tähän saattaa tulla ratkaisu jo kuntotutkimuksessa, mikäli talon rakenteet, perustus tai muu seikka estää tai edesauttaa jonkin vaihtoehdon toteuttamisen mutta erityisesti kustannustasoon tällä valinnalla on merkittävä vaikutus.
Taloyhtiön hankesuunnitelma kilpailutetaan projektipäällikön toimesta. Hän ohjaa taloyhtiön hallitusta hankesuunnittelun toteutuksessa sekä kilpailuttaa ja ohjaa tarvittavat (lisä)jatkotutkimukset hankesuunnittelun aikana. Kun hankesuunnitelma on hyväksytty, ehdotetaan se yhtiökokouksessa osakkaille ja hyväksytetään suunnitelma. Tämän jälkeen voidaan alkaa kilpailuttamaan toteutussuunnittelua.
Myös tervetalorakentaminen eli kosteus- ja puhtausasiat otetaan jo hankesuunnitteluvaiheessa huomioon. Esimerkiksi linjasaneerauksen purkutöissä tulee huomioida pölyn leviäminen purettaessa, vaikka asukkaat eivät usein asu rakennuksessa saneerauksen aikana. Vesikatto- tai julkisivuremonttien yhteydessä rakennuksen suojauksessa tulee päättää huputetaanko talo hieman kalliimmalla budjetilla, mutta jolla saadaan varmempi sääsuoja kuin mitä halvemmilla sääsuojapressuilla saavutetaan.
Hankesuunnittelu tehdään monialaisen hankesuunnitteluryhmän kanssa
Hankesuunnittelu on projektin tärkein vaihe ja siksi siihen tulee varata tarpeeksi aikaa. Mikäli hankkeeseen lähdetään vasta esim. putkien vuotaessa, tulee projekti vietyä kiireessä alusta loppuun. Hankesuunnitteluun tulisi varata kuukausia, jonka aikana on hyvä pitää muutaman kerran hankesuunnitteluryhmän kesken kokoukset. Ryhmä koostuu isännöitsijän sekä hallituksen lisäksi eri teknisten alojen ammattilaisista projektipäällikkö mukaan lukien.
Rauhassa tehdyn hankesuunnittelun tuloksena isännöitsijällä ja hallituksella on hyvä hankesuunnitteludokumentaatio sekä liitteet. Niiden avulla projektin eteenpäin vieminen on mutkattomampaa ja pankilta on helpompi saada lainalupaus ennen yhtiökokoukseen menemistä. Lainalupaus kannattaa pyytää lisä- ja muutostyövarauksineen eli noin kymmenen prosentin lisäbudjetilla.
Toteutussuunnittelussa määritellään korjauksissa käytettävät materiaalit
Toteutussuunnittelu alkaa, kun hankkeen raamit on määritelty hankesuunnitelmassa. Toteutussuunnitelmassa eri alojen asiantuntijat ja suunnittelijat laativat piirustukset sekä korjaustyöselostuksen; mitä tehdään, millä materiaaleilla ja mitä nykymääräyksiä hankkeen taustalla on. Rakennusluvan varaisissa töissä viralliset suunnitteluohjeet sekä asetus määrittelevät hankkeen toteutustapaa.
Toteutussuunnittelu vie myös oman aikansa. Se sisältää isoissa hankkeissa kuukausiksi piirtämistä sekä kirjoittamista asiantuntijoille. On suositeltavaa pitää hanketyöryhmän kesken luonnosvaiheen jälkeen kokous ja tehdä tarvittaessa vaadittavat muokkaukset. Projektipäällikkö auttaa tässäkin vaiheessa hallitusta sekä isännöitsijää hyvän yhteistyön ylläpitämiseksi asiantuntijoiden kanssa myös toteutussuunnitteluvaiheessa.
Mikäli korjaushanke on isompi eli vaatii rakennusluvan, tarvitaan projektille myös pääsuunnittelija. Hänen työnsä on sovittaa eri alojen (rakenne-, lvisa-, arkkitehti-) suunnitelmat sopimaan yhteen juuri tässä projektissa.
Toteutussuunnitelma hyväksytetään hyvän tavan mukaan taloyhtiölle järjestettävässä infotilaisuudessa. Viestintä on yksi tärkeimpiä korjaushankkeen onnistumisen kannalta olevia asioita, missä erityisesti projektipäällikön ammattitaito mitataan. Onkin hyvän tavan mukaista toimittaa suunnitelmat jo etukäteen nähtäväksi ja muutenkin ylläpitää vastavuoroista keskustelua eri osapuolien välillä.
Urakoitsijan kilpailutusvaihe sujuu ongelmitta hyvin laadituin suunnitteluasiakirjoin
Toteutussuunnittelun valmistuttua ja taloyhtiön infotilaisuuden jälkeen on aika aloittaa urakoitsijan kilpailuttaminen ja tehdä sen valinta. Urakkatarjouspyynnöt laaditaan liitteineen tarkasti projektipäällikön (tai hänen kanssaan työskentelevän rakennuttajakonsultin) toimesta, jotta saatavat tarjoukset ovat vertailtavissa. Hyvin tehdyllä suunnitteluvaiheella ja ammattitaitoisilla asiakirjoilla onnistutaan kilpailutusvaiheessa ja helpotetaan vertailutyötä.
Yleensä tarjousneuvotteluihin pyydetään 2-4 urakoitsijaa. Neuvotteluissa käydään tarkasti läpi korjaushankkeen tavoitteet ja kohteen vaatimukset. Urakoitsijan löydyttyä päätetään hankkeen aloitus enemmistöpäätöksenä joko taloyhtiön ylimääräisessä yhtiökokouksessa tai kevään/syksyn yhtiökokouksessa. Kokenut projektipäällikkö viestii osakkaita vähintään viikkoa aikaisemmin hankkeen sisällöstä ja päätöksistä, jotta heillä on aikaa tutustua projektiin ja esittää kysymyksiä.
Valvoja valvoo hankkeen, budjetin sekä aikataulun toteutumista
Rakennushankkeen valvojan tai valvojien tehtävänä on valvoa, että korjaustyö tehdään sovitun aikataulun sekä suunnitelmien mukaisesti. Valvoja käy riittävästi työmaalla ja dokumentoi käynnit mahdollisimman tarkasti esimerkiksi viikoittaisilla valvontaraporteilla asiakkaalle. Dokumentointi on todella tärkeää, koska ilman sitä on mahdotonta tietää jälkikäteen, että mitä rakennustyömaalla tehtiin ja koska.
Vähänkin isommassa hankkeessa tulee aina lisä- ja muutostöiden hallintaa. Näitä sekä työmaakokousten välisenä aikana tapahtuneita vaiheita käsitellään noin kerran kuukaudessa pidettävissä työmaakokouksissa. Niissä käydään läpi myös hankkeen budjetissa pysyminen sekä tehty työ. Näin taloyhtiön isännöitsijä pysyy kärryillä siitä, että onko projektille varattu rahamäärä riittämässä vai tuleeko se ylittymään.
Valvojan työtä ovat myös malikatselmuksien tarkastukset mm. pesuhuonesaneerauksessa. On hyvä tapa tehdä ensin yksi pesuhuone valmiiksi sekä todeta se oikein tehdyksi, jolloin hyväksytään tämä lopputulos malliksi. Tätä käytetään hankkeen aikana mallikappaleena.
Etenkin toteutusvaiheen aikana viestintä urakoitsijalta (projektipäällikön valvonnassa) taloyhtiön asukkaille ja osakkaille on tärkeää. Asukkaita askarruttaa projektin eteneminen ja aikataulussa pysyminen. Oma koti on tärkeä ja siihen liittyvät hankkeet askarruttavat.
Hankkeen päättyessä pidetään työmaan vastaanottotarkastus valvojan, urakoitsijan sekä taloyhtiön edustajien kesken, missä todetaan, että onko työ tehty suunnitelmien ja laatuvaatimusten mukaisesti. Vasta vastaanottamisen jälkeen voi korjauskohteen ottaa käyttöön.
Urakoitsijalla on valmiille korjaustyölle kahden vuoden takuuaika
Projektipäällikkö jatkaa työtään myös korjaushankkeen takuuajalla. Urakoitsijan takuuaika on pääsääntöisesti kaksi vuotta. Mikäli takuuaikana tulee asukkailta ilmoitus viasta, käy valvoja ja taloyhtiön edustaja paikan päällä tarkastamassa tilanteen ja raportoi urakoitsijalle. Turvallisuusriskiä tai lisävaurioitumisvaaraa aiheuttavat viat korjataan takuutyönä heti, mutta esimerkiksi esteettisten haittojen korjaustyöt toteutetaan yhdellä kertaa takuukorjausten yhteydessä (kaksi vuotta valmistumisesta).
Takuuajan tarkastus tehdään urakoitsijan, valvojan sekä taloyhtiön edustajan kesken n. 1,5-2 vuotta vastaanottotarkastuksesta. Se on kaikkein tärkein tarkastus taloyhtiölle korjaustyön valmistumisen jälkeen. Tässä vaiheessa on viimeinen heti reklamoida havaituista virheistä. Myöhemmin on myöhäistä.
Urakoitsijan kanssa verottomasta toteutuneesta urakkasummasta takuuajaksi pidätetty kahden prosentin takuuajan vakuus vapautetaan urakoitsijalle takuuajan päättymisen jälkeen, jos takuuajan virheet ja puutteet on korjattu hyväksytysti. Tämä kahden prosentin ”pantti” on etenkin isommissa projekteissa hyvä vakuus taloyhtiöille urakoitsijan tahdosta toteuttaa takuukorjaukset.
