Nämä asiat sinun on hyvä tietää taloyhtiöremontin kilpailutuksesta ja urakkavaiheesta

Taloyhtiön korjaushanke -artikkelisarjassa käydään läpi taloyhtiön korjaushankkeen eteneminen aina esiselvitysvaiheesta takuuaikaan asti. Sarjan edellisessä osassa käsiteltiin toteutussuunnitteluvaihetta. Tässä artikkelissa käsitellään korjaushankkeen valmistelua ja urakkavaihetta. Vaiheeseen siirrytään kun hankkeen toteutussuunnitelma on hyväksytty.

Urakkakilpailutus tehdään projektipäällikön johdolla

Remontin valmistelu alkaa urakoitsijoiden kilpailuttamisella. Projektipäällikkö kartoittaa hankkeeseen parhaiten soveltuvat urakoitsijat ja laatii tarjouspyynnöt liitteineen. Tarjouspyynnöistä käy ilmi kaikki tiedot, jotka vaikuttavat hankkeen toteuttamiseen ja hinnoitteluun.

Tarjouksien perusteella 2-3 urakoitsijaa valitaan tarjousneuvotteluihin. Tyypillisiä kriteerejä valinnassa ovat urakoitsijan hinta, pätevyydet, toimintakyky ja resurssit. Neuvotteluissa selvitetään ovatko korjaushankkeen osapuolet ymmärtäneet kaikki urakan yksityiskohdat yhtenevästi.

Projektipäällikkö vastaa urakkaneuvotteluista, laatii urakkasopimuksen sekä käsittelee sopimusasiakirjat.

Urakkavaihe lähtee liikkeelle yhtiökokouksen päätöksellä

Päätös urakan aloituksesta tehdään yhtiökokouksessa enemmistöpäätöksellä. Ennen päättävää yhtiökokousta järjestetään yleensä osakasinfo, jossa hankeryhmä kertoo hankkeesta ja vastaa asukkaiden hanketta koskeviin kysymyksiin. Kun aloituspäätös on tehty, taloyhtiön hallitus allekirjoittaa urakkasopimuksen ja korjausrakentaminen voi alkaa.

Urakkavaiheessa säännöllisen viestinnän merkitys korostuu. Korjausrakentamisessa tulee vastaan lähes poikkeuksetta yllätyksiä. Kun tiedottaminen on kunnossa, yllätyksien vaikutus hankkeen aikatauluun ja osakkaiden sekä asukkaiden arkeen on tiedossa.

Urakan aikaisesta tiedottamisesta vastaa tyypillisesti urakoitsija, mutta myös projektinjohtaja osallistuu tiedottamiseen ja sen suunnitteluun. Projektinjohtaja toimii lisäksi yhdyshenkilönä taloyhtiön, suunnittelijoiden ja urakoitsijan välillä.

Valvojalla on iso rooli toteutuksen onnistumisessa

Urakan edetessä järjestetään työmaalla 2-3 viikon välein työmaakokokouksia. Kokouksissa seurataan, että urakka etenee suunnitelmien mukaisesti ja ratkotaan urakan aikana ilmenneitä ongelmia. Projektinjohtaja toimii kokousten puheenjohtajana sekä seuraa urakan kustannuksia ja aikataulua. Myös valvojat osallistuvat työmaakokouksiin.

Hankkeen valvojalla tai valvojilla on tärkeä tehtävä urakan aikana. He varmistavat, että korjaustyö toteutetaan suunnitelmien ja ennen kaikkea sopimuksen mukaisesti niin teknisesti, laadullisesti kuin kustannuksiltakin. Valvojat suorittavat valvontakäyntejä työmaalla 1-2 kertaa viikossa ja laativat käynneistä kuvalliset raportit. Raportoinnin avulla varmistetaan, että myös hankkeen jälkeen tiedetään, mitä työmaalla tehtiin missäkin vaiheessa. Hyvin hoidettu dokumentointi helpottaa myös takuuajan asioiden käsittelyä.

Vastaanottotarkastus sinetöivät remontin valmistumisen

Urakan valmistuttua kiinteistössä järjestetään vastaanottotarkastus. Vastaanottotarkastuksen avulla varmistetaan, että korjaustyö on tehty suunnitelmien mukaisesti ja kaikki korjatut järjestelmät ja laitteet toimivat kuten on suunniteltu. Tarkastukseen osallistuu hallitus tai projektiryhmä, urakoitsija, projektipäällikkö ja valvojat.

Toisinaan laajemmissa korjaushankkeissa järjestetään myös käyttöönottotarkastuksia ennen vastaanottotarkastusta. Esimerkiksi putkiremonteissa, joissa asunnot on tyhjennetty remontin tieltä, järjestetään tyypillisesti käyttöönottotarkastus ennen takaisin muuttoa.

Milloin hankkeen lopulliset kustannukset selviävät?

Vastaanoton jälkeen projektinjohtaja tiivistää taloyhtiön ja urakoitsijan välisten maksujen lopullisen tilanteen taloudelliseen loppuselvitykseen. Molempien hankkeen osapuolien tulee olla määritellyt rahalliset vaatimuksensa selvitykseen menneessä.

Tämän jälkeen yhtiö järjestää viimeisen yhtiökokouksen taloyhtiön osakkaiden kesken, jossa käydään läpi kaikki hankkeesta koituneet kustannukset projektinjohtokuluineen. Kokouksen aikana selvitetään myös mikä osa kustannuksista voidaan kattaa hoitovastikkeella, mikä ennakkoon säästetyillä varoilla ja mikä yhtiölainalla. Osakkaat saavat lisäksi tiedon siitä, että millä keinoin ja milloin lainaosuus voidaan maksaa pois.

Lue koko artikkelisarja:

Esiselvitysvaihe
Hankesuunnittelu
Toteutussuunnittelu
Urakan valmistelu- ja urakkavaihe
Takuuvaihe