ASIAKAS- JA SIDOSRYHMIEN TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

Raksystems Insinööritoimisto Oy (Y-tunnus 0905045-0)
Vetotie 3 A
01610 Vantaa
p. 030 670 5500
asiakaspalvelu@raksystems.fi

Yhteyshenkilö

Jenna Koivula
p. 030 670 5536
asiakaspalvelu@raksystems.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Raksystemsin asiakkaiden ja yhteistyökumppanien tietojen hallinnointi, tilaus- ja laskutustietojen ylläpito ja hallinnointi, toimeksiantojen suorittaminen, raporttien sisältöön ja toimittamiseen vaadittavien asiakas-, tekijä- ja kohdetietojen ylläpito, tilastointi, palveluiden ja tuotteiden tarjonta, markkinointi, liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, rekisteröityjen kiinnostustietojen sekä palveluihin liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen sekä analysointi.

Voimme käsitellä tietoja myös lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esimerkiksi koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat pyynnöt.

Rekisteröidyt henkilöryhmät

Asiakkaat ja heidän mahdolliset edustajansa kuten esimerkiksi kiinteistönvälittäjät tai isännöitsijät sekä yhteistyökumppanit.

Rekisteröidyt tiedot

Rekisteröidyistä voidaan kerätä seuraavia tietoja:

  • nimi
  • organisaatio sisältäen Y-tunnuksen
  • asiakasnumero
  • tehtävänimike / titteli
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • osoite
  • suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin
  • suostumus uutiskirjeen lähettämiseen
  • kohdetiedot
  • kontaktitiedot
  • tieto tapahtumiin osallistumisesta
  • lähetetyt tarjoukset
  • tarjouspyynnöt
  • tilaukset
  • soittopyynnöt
  • tiedustelut
  • palautteet

Säännönmukaiset tietolähteet

Tilaussopimus, rekisteröidyltä itseltään saadut tiedot yhteydenoton sekä asiakaspalvelun ja kontaktien yhteydessä. Yritystietoja voidaan kerätä myös erilaisista julkisista rekistereistä sekä yritysten internetsivuilta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää konsernin sisällä ja ulkopuolisille palveluntarjoajille EU:n/ETA:n sisällä Raksystemsin palveluiden suorittamiseksi ja laskutuksen mahdollistamiseksi sekä omien ja yhteistyökumppaneidemme palveluiden tarjoamiseksi ja markkinoimiseksi sekä asiakassuhteen tai yhteistyön hoitamiseksi.

Lisäksi tiedot voidaan luovuttaa tilaajalle tai tämän edustajille, mikäli tilaaja on sallinut luovuttamisen. Tilaajan nimi sekä tieto toimeksiannon suorittamisesta ja ajankohdasta voidaan luovuttaa myös ulkopuolisille, ellei tätä ole erikseen sovittu salaiseksi. Tietoja toimeksiannon tuloksista kuten raportin sisällöstä ei luovuteta muille kuin tilaajille ilman kirjallista lupaa.  Pääsääntöisesti tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n/ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole edellä esitettyjen henkilötietojen käsittelyn kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen toiminnan kannalta tai lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä. Tietojen ja raporttien säilytys on tärkeätä esimerkiksi, jotta uusien toimeksiantojen osalta voidaan selvittää, olemmeko suorittaneet kohteeseen aiemmin tarkastuksia, tutkimuksia tai muita toimenpiteitämme, joilla voi olla merkitystä uuden toimeksiannon kannalta. Lisäksi esimerkiksi Kuntotarkastus Asuntokaupan yhteydessä, Tilaajan ohjeen (KH 90-00393) mukaan raportti on
säilytettävä vähintään 10 vuotta.

Niiltä osin kuin henkilötietoja ei voida poistaa sen vuoksi, etteivät ohjelmat anna siihen mahdollisuutta, tiedot passivoidaan, kun tiedot ovat vanhentuneet.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsittelyssä on käytössä asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojaustoimenpiteet, joilla henkilötiedot on suojattu katoamisen, väärinkäytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
  • niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
  • tarkastaa ja tarvittaessa oikeus saada oikaistua ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.
  • Oikeus saada poistettua rekisteröityä koskevat tiedot, kun henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
  • tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.