KOTIAPP-TIETOSUOJASELOSTE

Tutustu myös KotiApp-käyttöehtoihin.
Voimassa 19.5.2020 lähtien

Kerromme tietosuojaselosteessamme, kuinka keräämme, käsittelemme, luovutamme ja suojaamme henkilötietojasi KotiApp-palvelun yhteydessä. Henkilötiedoilla tarkoitamme kaikkia niitä tietoja, jotka koskevat tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä eli sinua. Tällaisia tietoja sinusta ovat esimerkiksi nimi, osoite ja puhelinnumero. Kerromme myös siitä mitkä ovat rekisteröityjen eli sinun oikeutesi.

Me Raksystemsillä noudatamme henkilötietojen käsittelyssä Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta ja muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Löydät alta lisätietoja siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi. Olemme jakaneet tiedot eri otsikoiden alle, jotta tiedot ovat helposti löydettävissä. Mikäli jokin jäi vielä askarruttamaan, niin saat lisätietoja olemalla meihin yhteydessä.

Kuka toimii Raksystemsillä rekisterinpitäjänä?

Raksystems Insinööritoimisto Oy (Y-tunnus 0905045-0)

Vetotie 3 A
01610 Vantaa
puh. 030 670 5500
asiakaspalvelu@raksystems.fi

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

asiakaspalvelu@raksystems.fi
puh. 030 670 5500

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Palvelu sisältää KotiApp-palveluun rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja sekä heidän omistamaansa tai hallinnoimaansa rakennukseen tai huoneistoon liittyviä tietoja.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • Palveluun rekisteröityneen käyttäjän omien tietojen hallinnointi, kuten nimi, osoite ja yhteystiedot, Palvelun hallinnointia ja käyttöä varten.
  • Palvelun käyttäjälle tuottamien suositusten hallinnointi ja tuottaminen.
  • Tilastointi.
  • Rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppaneiden palveluiden ja tuotteiden tarjonta ja markkinointi.
  • Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen.
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen.
  • Palveluun rekisteröityneiden käyttäjien kiinnostustietojen sekä palveluihin liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi ja profilointi sekä tähän liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen.
  • Käsittelemme henkilötietojasi myös kyselyiden ja palautteen keräämisen, hyödyntämisen, käsittelyn ja julkaisemisen yhteydessä. Saatamme julkaista ja hyödyntää palautettasi kotisivuillamme, uutiskirjeissä, markkinoinnissa, sosiaalisessa mediassa ja sisäisissä koulutuksissa sekä toimintamme kehittämisessä. Kerromme palautekyselyn yhteydessä, kun vastauksesi käsitellään anonyymisti tai, jos palautetta ei julkaista.

Mitkä ovat Raksystemsin perusteet henkilötietojeni käsittelemiseksi?

Käsittelemme henkilötietojasi perustuen johonkin seuraavista:

  • KotiApp -palvelua koskeva sopimus,
  • suostumuksesi (esimerkiksi sähköinen suoramarkkinointi). Tässä tapauksessa voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi,
  • oikeutettu etumme (esimerkiksi tilastointi ja henkilötietojesi siirto konsernimme sisällä) tai
  • lakisääteinen velvollisuus, joka meidän yrityksenä tulee täyttää (esimerkiksi laskutustietojesi säilyttäminen kirjanpidollisissa tarkoituksissa on meille lain mukaan pakollista tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat pyynnöt).

Mitä henkilöryhmiä rekisteröiminen käsittää?

Rekisteröimme seuraavien henkilöryhmien tietoja:

  • KotiApp -palvelun käyttäjäasiakkaat ja heidän mahdolliset edustajansa.

Mitä henkilötietojani Raksystems käsittelee?

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan tarvittavissa määrin.

Tiedot, joita voimme kerätä sinusta:

  • Nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot), syntymäaika/ikä ja palvelukieli.
  • Käyttäjätunnus, salasana, laskutusyhteystiedot sekä käyttöhistoriatietojasi.
  • Tieto valtuutetusta tai mahdollisesta muusta edustajasta, kun tällainen tieto on toimitettu.
  • Kohteen tiedot (rakennukseen tai huoneistoon liittyvät tiedot, kuten esimerkiksi kerrosten lukumäärä, rakennusvuosi ja sijainti) sekä huoltohistoria (esimerkiksi kohteeseen tehdyt huoltotoimenpiteet).
  • Suostumuksesi sähköposti-, tekstiviesti-, ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettavaan sähköiseen suoramarkkinointiin ja uutiskirjeen lähettämiseen sekä näiden peruuttamispyynnöt sekä kieltäytyminen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen suorittamasta suoramainonnasta ja etämyynnistä ja muusta suoramarkkinoinnista.
  • Kolmannen osapuolen rekistereistä suostumuksellasi talletetut tiedot.
  • Ilmoittamasi mielenkiinnonkohteet, kiinnostusalueet ja muut tiedot.
  • Palveluihin liittyvät tyytyväisyystietosi ja kommenttisi rekisterinpitäjän palveluista.
  • Vastatessasi palaute- ja kyselylomakkeisiin, keräämme myös taustatietoja sinusta tilastointia ja palvelun suorittamista varten, kuten omistusaika ja samassa taloudessa asuvien henkilöiden määrää.
  • Osto- ja peruutustiedot.
  • Yhteydenottohistoria.
  • Muut antamasi ja lisäämäsi tiedot sekä liitteet kuvineen. Kotikansio voi sisältää käyttäjän itse lataamia kuvia, muistiinpanoja ja yhteystietoja.
  • Mahdolliset palveluun liitettyjen antureiden tiedot.

Mitkä ovat Raksystemsin käyttämät pääsääntöiset tietolähteet?

Pääsääntöisesti saamme tiedot joko sinulta itseltäsi, sinun nimenomaisellasi suostumuksella tai muuten sinun myötävaikutuksellasi kolmansien osapuolien rekistereistä.

Raksystemsin pääsääntöinen tietolähde KotiApp-palvelun yhteydessä ovat KotiApp-palvelua koskeva tilaus ja siihen liittyen saadut tiedot.

Miten toimimme säännönmukaisten tietojen luovutuksissa ja tietojen siirtämisessä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle?

Emme luovuta tai siirrä tietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojesi käsittelyn kannalta tarpeellista asiakaspalvelun ja lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan Suomen lainsäädäntöä ja EU:n tietojensiirtoa koskevia säädöksiä sekä muita sääntöjä. 

Huomioithan kuitenkin, että jotkin kumppanimme käsittelevät henkilötietojasi EU:n ulkopuolella (kuten Google ja Facebook, Yhdysvalloissa, joiden kohdalla tietojesi siirtoa suojaa EU-US Privacy Shield -järjestely).

Raksystems-konsernin sisällä luovutamme ja siirrämme tietojasi silloin, kun se on henkilötietojen käsittelyn kannalta tarpeellista palveluiden, kyselyiden ja toimeksiantojen suorittamiseksi, asiakassuhteesi tai reklamaatioidesi hoitamiseksi ja käsittelemiseksi, laskutuksen mahdollistamiseksi tai tietojesi siirtäminen perustuu lain vaatimien velvoitteiden toteuttamiseen. Luovutamme ja siirrämme tietojasi Raksystems-konsernin sisällä omien ja yhteistyökumppaneidemme palveluiden tarjoamiseksi, markkinoimiseksi, yhteistyön hoitamiseksi ja Raksystemsin uutiskirjepalvelun toteuttamiseksi.

Luovutamme tietojasi kolmannelle osapuolelle vain suostumuksellasi tai kun tietojesi luovuttamisesta on erikseen säädetty, yrityskaupan tai -järjestelyn yhteydessä tai mikäli tietojesi siirtäminen on tarpeen laskutuksen ja perinnän mahdollistamiseksi. Esimerkiksi verottajalla on oikeus saada tietojasi tietyissä tilanteissa. Lisäksi asiakastietojasi käsittelevät palveluntuottajamme ja yhteistyökumppanimme toimeksiantomme mukaisesti. Tällaisia alihankkijoita ovat esimerkiksi IT-palveluiden toimittajat, jotka mm. huolehtivat järjestelmien teknisestä ylläpidosta tai palautteen käsittelemisestä. Esimerkiksi KotiApp-palveluun mahdollisesti liitettyyn Vuotovahtiin liittyen tarpeellisia tietoja, kuten puhelinnumeroasi, käsittelee tarvittavissa määrin yhteistyökumppanimme. Kun henkilötietojesi käsittelyssä on kyse tietojen käsittelystä lukuumme, sitoo yhteistyökumppaniamme vaitiolovelvollisuus, eikä yhteistyökumppanillamme ole oikeutta luovuttaa tietojasi kolmannelle osapuolelle tai käyttää tietojasi muuhun tarkoitukseen kuin toimeksiantomme toteuttamiseen.

Kuka käsittelee Raksystemsillä henkilötietojani?

Henkilötietojasi käsittelevät meidän tai yhteistyökumppaneidemme työntekijät, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää näiden tietojen käsittelyä. Esimerkiksi kysely- ja palautelomakkeiden tietoja ja vastauksiasi käsittelevät tarvittavilta osin lisäksemme sopimuskumppanimme. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

KotiApp-palvelu voi sisältää linkkejä muiden yhtiöiden sivustoille tai palveluihin, joilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Suosittelemme, että tutustut tällaisten kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöihin.

Kuinka kauan Raksystems säilyttää henkilötietojani?

Yhtiö poistaa Palvelun lopettamisen yhteydessä kaikki Palvelussa olevat henkilötiedot Käyttäjästä kohtuullisen ajan kuluessa. Käyttäjällä on itsellään velvollisuus poistaa ja tallentaa palveluun lähettämänsä kuvat ja muut kuin henkilötiedot tai erikseen ilmoittaa Yhtiölle lopettamisen yhteydessä näiden tietojen poistamispyyntö. Yhtiöllä on kuitenkin oikeus säilyttää rakennusta tai huoneistoa koskevat rakenne- ja järjestelmätiedot sekä julkiset tai muuten yleisesti saatavilla olevat tiedot rakennuksesta tai huoneistosta Palvelussa lopettamisen jälkeenkin.

Mitkä ovat Raksystemsin rekistereiden suojauksen periaatteet?

Olemme tallentaneet rekisterimme pääosin IT-pohjaisesti. Tietosi sijaitsevat kolmannen osapuolen suojatuissa tietojärjestelmissä palvelimilla, jotka sijaitsevat fyysisesti EU/ETA-alueella. Henkilötietojesi käsittelyssä on meillä Raksystemsillä käytössä asianmukaiset suojaustoimenpiteet, joilla henkilötietosi on suojattu katoamisen, väärinkäytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta. 

Tietojesi käsittelyssä käytettävät palvelintietokoneet sijaitsevat kulunvalvonnan ja turvallisuusjärjestelmien avulla suojatussa lukitussa tilassa. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla sekä salasanoilla. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Tietoihisi on pääsy vain palvelun tarjoamisen sekä työtehtävien hoitamisen kannalta välttämättömillä henkilöillä. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisterin tietoja saavat muuttaa vain henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu.

Mitkä ovat oikeuteni rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus:

  • pyytää meiltä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tietosi järjestelmästä toiseen,
  • henkilötietojesi käsittelyn perustuessa suostumukseesi voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta tätä ennen suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen,
  • tarkastaa ja tarvittaessa saada sinua koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot oikaistuiksi ilman aiheetonta viivytystä. Toimita tässä tapauksessa pyyntösi meille kirjallisena.
  • saada poistettua sinua koskevat tiedot, kun henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
  • tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite:
Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki

Postiosoite:
PL 800
00521 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi