KOTIAPP-TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Palvelu sisältää KotiApp-palveluun rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja sekä heidän omistamaansa tai hallinnoimaansa rakennukseen tai huoneistoon liittyviä tietoja.

Käsittelemme sovelluksiin liittyviä henkilötietoja palveluiden tuottamiseksi, sovellusten hallintaan, tilastointia, markkinointia, liiketoiminnan kehittämistä ja siihen liittyvän asiakaspalvelun kehittämiseksi, rekisteröityjen kiinnostustietojen sekä palveluihin liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen sekä analysointi.

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi myös noudattaaksemme lakisääteisiä vaatimuksiamme tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat pyynnöt.

Käsittelemme henkilötietojasi myös kyselyiden ja palautteen keräämisen, hyödyntämisen, käsittelyn ja julkaisemisen yhteydessä. Saatamme julkaista ja hyödyntää palautettasi kotisivuillamme, uutiskirjeissä, markkinoinnissa, sosiaalisessa mediassa ja sisäisissä koulutuksissa sekä toimintamme kehittämisessä. Kerromme palautekyselyn yhteydessä, kun vastauksesi käsitellään anonyymisti tai, jos palautetta ei julkaista.

Henkilötietojen käsittelyn perusteet

Käsittelemme henkilötietojasi perustuen johonkin seuraavista: 

• yhteinen sopimus,
• suostumuksesi (esimerkiksi sähköinen suoramarkkinointi). Tässä tapauksessa voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi, 
• oikeutettu etumme (esimerkiksi tilastointi ja henkilötietojesi siirto konsernimme sisällä) tai  
• lakisääteinen velvollisuus, joka meidän yrityksenä tulee täyttää tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat pyynnöt.

Rekisteröidyt henkilöryhmät

Sovellusten käyttäjät ja hallinnoijat.

Rekisteröidyt tiedot

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan tarvittavissa määrin. Rekisteröidyistä voidaan kerätä mm. seuraavia tietoja:

• laskutusyhteystiedot
• nimi, käyttäjätunnus, salasana, yhteystiedot, kieli, valokuva, videokuva, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä muut kohdetiedot kuten rakennukseen tai huoneistoon liittyvät tiedot (esimerkiksi kerrosten lukumäärä, rakennusvuosi ja sijainti).
• kontaktitiedot, suostumus suoramarkkinointiin ja mahdollinen suostumus uutiskirjeen lähettämiseen sekä näiden suostumusten peruuttamistiedot.
• huoltohistoria (esimerkiksi kohteeseen tehdyt huoltotoimenpiteet)
• kolmannen osapuolen rekistereistä suostumuksellasi talletetut tiedot.
• ilmoittamasi mielenkiinnonkohteet, kiinnostusalueet ja muut tiedot.
• palveluihin liittyvät tyytyväisyystietosi ja kommenttisi rekisterinpitäjän palveluista.
• muut antamasi ja lisäämäsi tiedot sekä liitteet kuvineen. Esimerkiksi sovelluksen Kotikansio voi sisältää käyttäjän itse lataamia kuvia, muistiinpanoja ja yhteystietoja.
• vastatessasi palaute- ja kyselylomakkeisiin, keräämme palautteen lisäksi myös taustatietoja sinusta tilastointia ja palvelun suorittamista varten, kuten omistusaika ja samassa taloudessa asuvien henkilöiden määrä.  
• käyttöhistoriatietosi.   

Säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöisesti saamme tiedot joko sinulta itseltäsi, tai sinun nimenomaisella suostumuksella tai muuten sinun myötävaikutuksellasi kolmansien osapuolien rekistereistä. Lisäksi keräämme tietojasi asiakaspalvelun yhteydessä sekä asiakastietojärjestelmän tietokannasta. Tietoja voidaan kerätä suoraan sinulta rekisteröitymisen yhteydessä, yhteistyökumppaneilta tai eri medioiden julkaisemista yhteystiedoista.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa ja siirtää konsernin sisällä muun muassa sovellusten ylläpitoon tarvittavien tehtävien suorittamiseksi, palveluiden suorittamiseksi ja laskutuksen mahdollistamiseksi sekä omien ja yhteistyökumppaneidemme palveluiden tarjoamiseksi ja markkinoimiseksi sekä asiakassuhteen tai yhteistyön hoitamiseksi sekä tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus saada tiedot.

Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti EU:n ja Euroopan talousalueen sisällä. Pääsääntöisesti tietoja ei siis siirretä tai luovuteta EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä esitettyjen henkilötietojen käsittelyn kannalta tarpeellista, jolloin huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön ja erityisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 45-46 artiklojen edellyttämällä tavalla.

Huomioithan, että jotkin kumppanimme voivat käsitellä henkilötietojasi EU:n ulkopuolella (kuten Google ja Facebook). 

Henkilötietojen säilytysaika

Poistamme mahdollisen sovelluksen sulkemisen yhteydessä kaikki sovelluksessa olevat henkilötiedot mahdollisuuksien mukaan. Saatamme kuitenkin joutua säilyttämään rakennusta tai huoneistoa koskevat rakenne- ja järjestelmätiedot sekä julkiset tai muuten yleisesti saatavilla olevat tiedot rakennuksesta tai huoneistosta sovelluksen sulkemisen jälkeenkin. Sovellusten käyttäjät voivat myös itse poistaa antamiaan tietojaan sovelluksesta soveltuvin osin.

Muutoin tiedot säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen toimintamme kannalta tai lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on tallennettu pääosin IT-pohjaisesti ja suojattu tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Henkilötietojen käsittelyssä on käytössä asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojaustoimenpiteet, joilla henkilötiedot on suojattu katoamisen, väärinkäytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta. Henkilötietoja sisältäviä fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa/ arkistokaapeissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Tietokantoihin ja järjestelmiin pääsyyn sekä henkilötietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne rekisterinpitäjän palveluksessa olevat työntekijät, ammatinharjoittajat ja muut henkilöt, jotka tarvitsevat tehtävissään pääsyn tietokantaan ja joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä kyseisiä henkilötietoja.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

• pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää
• kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa
• käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
• niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa
• suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen
• peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. 

Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800
00531 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi