RAKSYSTEMSIN TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty 14.4.2020.

Kerromme tietosuojaselosteessamme, kuinka keräämme, käsittelemme, luovutamme ja suojaamme henkilötietojasi. Henkilötiedoilla tarkoitamme kaikkia niitä tietoja, jotka koskevat tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä eli sinua. Tällaisia tietoja sinusta ovat esimerkiksi nimi, osoite ja puhelinnumero. Kerromme myös siitä mitkä ovat rekisteröityjen eli sinun oikeutesi.

Me Raksystemsillä noudatamme henkilötietojen käsittelyssä Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta ja muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Löydät alta lisätietoja siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi. Olemme jakaneet tiedot eri otsikoiden alle, jotta tiedot ovat helposti löydettävissä. Mikäli jokin jäi vielä askarruttamaan, niin saat lisätietoja olemalla meihin yhteydessä.

Kuka toimii Raksystemsillä rekisterinpitäjänä?

Raksystems Insinööritoimisto Oy (Y-tunnus 0905045-0)

Vetotie 3 A
01610 Vantaa
p. 030 670 5500
asiakaspalvelu@raksystems.fi

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

asiakaspalvelu@raksystems.fi
p. 030 670 5500

Mitä varten Raksystems käsittelee henkilötietojani?

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, jotta pystymme palvelemaan sinua parhaalla mahdollisella tavalla. Haluamme hoitaa asiakassuhteemme ja -palvelumme sekä rekrytointimme kokonaisvaltaisesti. Lisäksi kehitämme ja ylläpidämme toimintaamme sekä palveluidemme myyntiä ja markkinointia. Käytämme saatuja tietoja tilastointiin, profilointiin sekä kiinnostustietojen hallinnoimiseksi. Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi myös noudattaaksemme lakisääteisiä vaatimuksiamme.

Esimerkkejä tilanteista, joissa käsittelemme henkilötietoja:

  • Asiakassuhteiden hoitaminen, kehittäminen ja ylläpitäminen vaatii Raksystemsiltä henkilötietojesi käsittelemistä. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi tarjouspyyntöihin ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen. Tarvitsemme henkilötietojasi myös tilaus- ja laskutustietojen ylläpitoa ja hallinnointia varten. Jotta pystymme suorittamaan asiantuntijatehtäviämme ja toimittamaan niistä laaditut raportit, tulee meidän Raksystemsillä pyytää henkilötietoja, jotka kirjataan järjestelmään ja luovutetaan tarkastuksen suorittavalle asiantuntijalle. Esimerkiksi ilman yhteystietojasi ja kohteen osoitetta emme voi suorittaa ostamaasi palvelua.
  • Tapahtumia ja koulutustilaisuuksia järjestäessämme tarvitsemme sinulta tietoja, jotta voimme taata esimerkiksi koulutusmateriaalien toimittamisen.
  • Käsittelemme henkilötietojasi myös kyselyiden ja palautteen keräämisen, hyödyntämisen, käsittelyn ja julkaisemisen yhteydessä. Saatamme julkaista ja hyödyntää palautettasi kotisivuillamme, uutiskirjeissä, markkinoinnissa, sosiaalisessa mediassa ja sisäisissä koulutuksissa sekä toimintamme kehittämisessä. Kerromme palautekyselyn yhteydessä, kun vastauksesi käsitellään anonyymisti tai, jos palautetta ei julkaista. Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme tilastoida, seurata sekä analysoida kiinnostustietojasi sekä palveluihin liittyviä valintojasi.
  • Käsittelemme, keräämme, ylläpidämme ja hallinnoimme rekrytoitavien henkilöiden tietoja, kuten työkokemuksesi. Henkilötietojen käsitteleminen on tarpeen, jotta voimme olla yhteydessä sinuun työnhakijana.

Mitkä ovat Raksystemsin perusteet henkilötietojeni käsittelemiseksi?

Käsittelemme henkilötietojasi perustuen johonkin seuraavista:

  • yhteinen sopimus (esimerkiksi tilatessasi meiltä kuntotarkastuksen),
  • suostumuksesi (esimerkiksi sähköinen suoramarkkinointi). Tässä tapauksessa voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi,
  • oikeutettu etumme (esimerkiksi tilastointi ja henkilötietojesi siirto konsernimme sisällä) tai
  • lakisääteinen velvollisuus, joka meidän yrityksenä tulee täyttää (esimerkiksi laskutustietojesi säilyttäminen kirjanpidollisissa tarkoituksissa on meille lain mukaan pakollista tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat pyynnöt).

Mitä henkilöryhmiä rekisteröiminen käsittää?

Rekisteröimme seuraavien henkilöryhmien tietoja:

  • Asiakkaat ja heidän mahdolliset edustajansa, kuten esimerkiksi kiinteistönvälittäjät ja isännöitsijät, yhteistyökumppanit sekä tarjouspyynnön tehneet.
  • Yhteydenottopyynnön tehnyt ja palautetta antanut.
  • Sovelluksiemme, kotisivujemme ja internetselainpohjaisten palveluiden käyttäjät.
  • Kyselyihin ja palautteisiin vastaajiksi valitut henkilöt ja yritykset. Näitä ovat esimerkiksi asiakkaat, yhteistyökumppanit ja järjestämiimme koulutuksiin osallistuneet.
  • Tapahtumiimme ja kilpailuihimme osallistuneet.
  • Uutiskirjeidemme vastaanottajat, sähköisen suoramarkkinointiluvan antaneet ja näiden peruuttamispyynnön tehneet henkilöt.
  • Eri medioiden toimittajat.
  • Työnhakijat, joilla tarkoitetaan myös oppisopimuskoulutukseen ja työharjoitteluun hakevia henkilöitä.

Mitä henkilötietojani Raksystems käsittelee?

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan tarvittavissa määrin.

Tiedot, joita voimme kerätä sinusta:

  • nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot)
  • syntymäaika/ikä
  • asiakasnumero
  • palvelukieli
  • kohdetiedot (osoite, kerrosten lukumäärä, pinta-ala, rakennusvuosi, huoneistotyyppi, lisätiedot)
  • yritys, titteli ja y-tunnus
  • tieto valtuutetusta tai mahdollisesta muusta edustajasta, kun tällainen tieto on toimitettu.
  • kontaktitiedot, yhteydenottohistoria, tiedustelut, palautteet ja reklamaatiot sisältöineen.
  • tarjouspyynnöt ja tarjoukset, tilaushistoria sekä valitut ja suoritetut palvelut.
  • suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin ja uutiskirjeen lähettämiseen sekä näiden peruuttamispyynnöt sekä kieltäytyminen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen suorittamasta suoramainonnasta ja etämyynnistä.
  • kolmannen osapuolen rekistereistä suostumuksellasi talletetut tiedot.
  • tieto tapahtumiin ja koulutuksiin osallistumisesta
  • ilmoittamasi mielenkiinnonkohteet, kiinnostusalueet ja muut tiedot.
  • palveluihin liittyvät tyytyväisyystietosi ja kommenttisi rekisterinpitäjän palveluista.
  • muut antamasi ja lisäämäsi tiedot sekä liitteet kuvineen.

Lisäksi keräämme:

  • Vastatessasi palaute- ja kyselylomakkeisiin, keräämme myös taustatietoja sinusta tilastointia ja palvelun suorittamista varten, kuten omistusaika ja samassa taloudessa asuvien henkilöiden määrää.
  • Tapahtumia ja koulutuksiamme varten keräämme myös niihin liittyen tarpeellisia tietoja, kuten tarjoiluun liittyen ruokavaliotoiveesi. Antamasi tapahtuman ilmoittautumistiedot saattavat sisältää terveystietojasi, kuten mm. allergiatiedot.
  • Sovelluksiamme ja nettiselainpohjaisia palveluitamme varten keräämme myös tietoja käyttäjätunnuksestasi ja salasanastasi sekä käyttöhistoriatietojasi.  
  • Median edustajista keräämme tietokantaamme myös toimituksellisen tittelin, toimialueen, median ja toimittajan aihealueet sekä tietoja julkaisuista.
  • Työnhakijana keräämme sinulta myös itse ansioluettelossasi ja työhakemuksessasi kertomiasi tietoja, joita ovat mm. työhistoria, koulutustiedot, pätevyydet, kielitaito ja referenssit. Lisäksi keräämme hakemuksesi käsittelytietoja, työnhakusi alkamis- ja päättymispäivän, kolmannen osapuolen rekistereistä sinun nimenomaisellasi suostumuksella talletetut tietosi, hakuprosessiin liittyvät tyytyväisyystietosi ja kommenttisi, palkkatoiveesi sekä muita antamiasi tietoja, joita voivat olla mm. sukupuoli, henkilötunnus ja valokuva.

Mitkä ovat Raksystemsin käyttämät pääsääntöiset tietolähteet?

Pääsääntöisesti saamme tiedot joko sinulta itseltäsi, sinun nimenomaisellasi suostumuksella tai muuten sinun myötävaikutuksellasi kolmansien osapuolien rekistereistä.

Raksystemsin pääsääntöisiä tietolähteitä ovat tilaussopimus ja siihen liittyen saadut tiedot, tarjous-/toimeksiantopyynnöt, erilaiset yhteydenotot, kysely- ja palautelomakkeet, asiakasrekisteri, internetsivumme sekä sinun itse antamasi/täyttämäsi tiedot. Lisäksi eri palveluiden perustamisen yhteydessä keräämme tietojasi tilauslomakkeella ja asiakaspalvelun yhteydessä sekä asiakastietojärjestelmän tietokannasta. Tietoja voidaan kerätä suoraan sinulta rekisteröitymisen yhteydessä, yhteistyökumppaneilta tai eri medioiden julkaisemista yhteystiedoista. Hankimme yritystietoja myös erilaisista rekistereistä sekä yritysten internetsivuilta.

Työhakemukseesi liittyen tietolähteinämme ovat työhakemuksesi ja siihen liittyen henkilöstönvälityspalveluita tarjoavilta yrityksiltä saadut tiedot sekä muut itse antamasi tiedot ja yhteydenotot. Tietojasi voidaan kerätä myös Raksystemsin internetsivulla.

Miten toimimme säännönmukaisten tietojen luovutuksissa ja tietojen siirtämisessä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle?

Emme luovuta tai siirrä tietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojesi käsittelyn kannalta tarpeellista asiakaspalvelun ja lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan Suomen lainsäädäntöä ja EU:n tietojensiirtoa koskevia säädöksiä sekä muita sääntöjä.  

Huomioithan kuitenkin, että jotkin kumppanimme käsittelevät henkilötietojasi EU:n ulkopuolella (kuten Google ja Facebook, Yhdysvalloissa, joiden kohdalla tietojesi siirtoa suojaa EU-US Privacy Shield -järjestely).

Raksystems-konsernin sisällä luovutamme ja siirrämme tietojasi silloin, kun se on henkilötietojen käsittelyn kannalta tarpeellista palveluiden, kyselyiden ja toimeksiantojen suorittamiseksi, asiakassuhteesi tai reklamaatioidesi hoitamiseksi ja käsittelemiseksi, laskutuksen mahdollistamiseksi, tilaisuuksien järjestämiseksi tai tietojesi siirtäminen perustuu lain vaatimien velvoitteiden toteuttamiseen. Luovutamme ja siirrämme tietojasi Raksystems-konsernin sisällä omien ja yhteistyökumppaneidemme palveluiden tarjoamiseksi, markkinoimiseksi, yhteistyön hoitamiseksi ja Raksystemsin uutiskirjepalvelun toteuttamiseksi. Lisäksi luovutamme ja siirrämme tietojasi Raksystems-konsernin sisällä työn hakemiseesi ja työsopimuksesi solmimiseen sekä näiden ylläpitoa tarvittavien tehtävien suorittamiseksi.

Luovutamme tietojasi kolmannelle osapuolelle vain suostumuksellasi tai kun tietojesi luovuttamisesta on erikseen säädetty, yrityskaupan tai -järjestelyn yhteydessä tai mikäli tietojesi siirtäminen on tarpeen laskutuksen ja perinnän mahdollistamiseksi. Esimerkiksi verottajalla on oikeus saada tietojasi tietyissä tilanteissa. Lisäksi asiakastietojasi käsittelevät palveluntuottajamme ja yhteistyökumppanimme toimeksiantomme mukaisesti. Tällaisia alihankkijoita ovat esimerkiksi IT-palveluiden toimittajat, jotka mm. huolehtivat järjestelmien teknisestä ylläpidosta tai palautteen käsittelemisestä. Esimerkiksi sähköisessä muodossa olevia asukaskyselylomakkeiden vastauksia käsittelee yhteistyökumppanimme. Kun henkilötietojesi käsittelyssä on kyse tietojen käsittelystä lukuumme, sitoo yhteistyökumppaniamme vaitiolovelvollisuus, eikä yhteistyökumppanillamme ole oikeutta luovuttaa tietojasi kolmannelle osapuolelle tai käyttää tietojasi muuhun tarkoitukseen kuin toimeksiantomme toteuttamiseen.

Kuka käsittelee Raksystemsillä henkilötietojani?

Henkilötietojasi käsittelevät meidän tai yhteistyökumppaneidemme työntekijät, joiden työtehtävien hoitaminen edellyttää näiden tietojen käsittelyä. Esimerkiksi kysely- ja palautelomakkeiden tietoja ja vastauksiasi käsittelevät tarvittavilta osin lisäksemme sopimuskumppanimme. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tuotteemme ja palvelumme voivat sisältää linkkejä muiden yhtiöiden sivustoille tai palveluihin, joilla on omat tietosuojakäytäntönsä. Suosittelemme, että tutustut tällaisten kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöihin.

Kuinka kauan Raksystems säilyttää henkilötietojani?

Säilytämme henkilötietosi vain niin kauan kuin on tarpeen sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten tiedot on kerätty, sen ajan kuin säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai mahdollisten riitaisuuksien ratkaisemiseksi. Voimme poistaa tietosi aikaisemmin pyynnöstäsi, jos tietojesi säilyttämiselle ei ole muuta perustetta. Niiltä osin kuin henkilötietojasi ei voida poistaa sen vuoksi, etteivät ohjelmat anna siihen mahdollisuutta, tietosi passivoidaan, kun ne ovat vanhentuneet.

Esimerkkejä henkilötietojesi säilytysajoista:

  • Henkilötietojesi ja asiantuntijaraporttien säilyttäminen on tärkeää, jotta uusien toimeksiantojen osalta voimme selvittää, olemmeko suorittaneet kohteeseen aiemmin tarkastuksia, tutkimuksia tai muita toimenpiteitä, joilla voi olla merkitystä uuden toimeksiannon kannalta. Esimerkiksi Kuntotarkastus Asuntokaupan yhteydessä, Tilaajan ohjeen (KH 90-00393) mukaan raportti on säilytettävä vähintään 10 vuotta.
  • Uutiskirjepalvelun osalta tietosi säilytetään uutiskirjepalvelun voimassaolon ajan. Mikäli uutiskirjepalvelu lopetetaan, myös henkilötietosi poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa.
  • Työnhakijana henkilötietosi säilytetään kuusi (6) kuukautta hakemuksesi jättöpäivästä, jonka jälkeen tietosi poistuvat automaattisesti, ellet uudista hakemustasi.

Mitkä ovat Raksystemsin rekistereiden suojauksen periaatteet?

Olemme tallentaneet rekisterimme pääosin IT-pohjaisesti. Tietosi sijaitsevat kolmannen osapuolen suojatuissa tietojärjestelmissä palvelimilla, jotka sijaitsevat fyysisesti EU/ETA-alueella. Henkilötietojesi käsittelyssä on meillä Raksystemsillä käytössä asianmukaiset suojaustoimenpiteet, joilla henkilötietosi on suojattu katoamisen, väärinkäytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta. 

Tietojesi käsittelyssä käytettävät palvelintietokoneet sijaitsevat kulunvalvonnan ja turvallisuusjärjestelmien avulla suojatussa lukitussa tilassa. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla sekä salasanoilla. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Tietoihisi on pääsy vain palvelun tarjoamisen sekä työtehtävien hoitamisen kannalta välttämättömillä henkilöillä. Manuaalinen aineisto säilytetään rekisteriä hoitavan henkilöstön lukittavassa työhuoneessa kulunvalvonnan avulla suojatuissa toimitiloissa. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisterin tietoja saavat muuttaa vain henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu.

Mitkä ovat oikeuteni rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus:

  • pyytää meiltä pääsy sinua itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tietosi järjestelmästä toiseen,
  • henkilötietojesi käsittelyn perustuessa suostumukseesi voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta tätä ennen suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen,
  • tarkastaa ja tarvittaessa saada sinua koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot oikaistuiksi ilman aiheetonta viivytystä. Toimita tässä tapauksessa pyyntösi meille kirjallisena.
  • saada poistettua sinua koskevat tiedot, kun henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
  • tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800
00521 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi