Raksystems dataskyddsbeskrivning

Gäller fr.o.m. 14.4.2020

Dataskyddsbeskrivningen innehåller information om hur vi insamlar, behandlar, lämnar ut och skyddar dina personuppgifter.  Med personuppgifter avses alla de uppgifter som gäller en identifierad eller identifierbar fysisk person dvs. dig. Sådana uppgifter är till exempel namn, adress och telefonnummer. Vi berättar även vilka rättigheter du har som registrerad.

Vid behandling av personuppgifter följer vi på Raksystems Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning och övrig tillämplig dataskyddslagstiftning.

Nedan finns mera information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi har delat upp informationen under olika rubriker för att det ska vara enkelt att hitta information. Om du har frågor, kontakta oss.

Vem är registeransvarig hos Raksystem?

Raksystems Insinööritoimisto Oy (FO-nummer 0905045-0)

Vetotie 3 A
01610 Vanda
tlf. +358 (0)30 670 5500
sales@raksystems.fi

Kontaktuppgifter för registerärenden

sales@raksystems.fi
tlf. +358 (0)30 670 5500

För vilka syften behandlar Raksystems mina personuppgifter?

Vi insamlar och behandlar dina personuppgifter för att betjäna dig på bästa möjliga sätt. Vi vill sköta våra kundrelationer och tjänster samt rekryteringen på ett övergripande sätt. Dessutom utvecklar och driver vi vår verksamhet samt säljer och marknadsför våra tjänster. Vi använder de erhållna uppgifterna för statistikföring, profilering samt för att administrera uppgifter om intresseområden. Vi samlar och behandlar personuppgifter även för att uppfylla lagstadgade krav.

Exempel på situationer där vi behandlar personuppgifter:

  • För att sköta, utveckla och upprätthålla kundrelationer krävs personuppgiftsbehandling hos Raksystems. Sådana situationer är till exempel då vi ska svara på offertförfrågningar och kontaktbegäran. Vi behöver dina personuppgifter även för att administrera beställningar och fakturering. För kunna utföra expertarbete och lämna rapporter behöver Raksystems begära personuppgifter som registreras i systemet och överlåts till den expert som för en besiktningen. Utan dina kontaktuppgifter och adressen till objektet kan vi till exempel inte utföra de tjänster som du köper.
  • För våra evenemang och utbildningstillfällen behöver vi uppgifter om dig för att till exempel sända utbildningsmaterial.
  • Vi behandlar dina personuppgifter även för att samla in, nyttja och publicera enkäter och respons. Vi kan publicera och nyttja din respons på vår webbplats, i nyhetsbrev, marknadsföring, på sociala medier och i intern utbildning samt utveckling av vår verksamhet. Responsenkäter innehåller information om huruvida ditt svar behandlas anonymt eller om responsen inte publiceras. Vi behandlar dina personuppgifter för statistikföring, uppföljning och analys av dina intresseområden och dina val gällande tjänsterna.
  • Vi behandlar, samlar och administrerar uppgifter om personer som rekryteras, såsom arbetserfarenhet. Personuppgiftsbehandling behövs för att kontakta dig som arbetssökande.

Vilka är grunderna för Raksystems personuppgiftsbehandling?

Vi behandlar dina personuppgifter på följande grunder:

  • gemensamt avtal (till exempel då du beställer en byggnadsbesiktning)
  • ditt samtycke (till exempel digital direktmarknadsföring). I det här fallet kan du när som helst ångra ditt samtycke,
  • våra berättigade intressen (till exempel statistikföring och överföring av personuppgifter inom koncernen) eller 
  • lagstadgade förpliktelser som vi som företag ska uppfylla (till exempel att förvara fakturauppgifter för bokföring är obligatoriskt enligt lagstiftningen eller för att genomföra myndigheters begäran som grundas på lagstiftningen).

Vilka persongrupper omfattas av registreringen?

Vi registrerar uppgifter om följande persongrupper:

  • Kunder och deras eventuella ombud, såsom till exempel fastighetsförmedlare och disponenter, samarbetspartner samt de som lämnat en offertbegäran.
  • De som lämnat en kontaktbegäran eller gett respons.
  • De som använder våra appar, webbplatsen och webbbaserade tjänster.
  • Personer och företag som valts ut för att besvara våra enkäter och responsförfrågningar. Exempelvis kunder, samarbetspartner och de som deltagit i utbildning som vi ordnat.
  • De som deltagit i våra evenemang och tävlingar.
  • Mottagare av våra nyhetsbrev, de som gett samtycke för digital direktmarknadsföring och de som återkallat samtycke till dessa. 
  • Journalister vid olika medier.
  • Arbetssökande, som även inbegriper personer som söker läroavtal och arbetspraktik.

Vilka personuppgifter behandlar Raksystems?

Vi behandlar personuppgifter enbart i den utsträckning som det är nödvändigt.

Uppgifter som kan insamlas:

  • namn och kontaktuppgifter (postadress, e-postadress, telefonnummer)
  • födelsetid/ålder
  • kundnummer
  • betjäningsspråk
  • uppgifter om objekt (adress, antal våningar, yta, byggår, lägenhetstyp, tilläggsuppgifter)
  • företag, titel och FO-nummer
  • information om ombud eller annan representant, i fall att en uppgift om detta lämnats.
  • kontaktuppgifter, kontakthistorik, förfrågningar, respons och reklamationer med innehåll.
  • offertförfrågningar och offerter, beställningshistorik samt utvalda och utförda tjänster.
  • samtycke till digital direktmarknadsföring och nyhetsbrev samt ångrande av dessa och nekande till personuppgiftsansvariges eller en tredje parts direktreklam och distansförsäljning.
  • uppgifter som sparats från en tredje parts register med ditt samtycke.
  • information om deltagande i evenemang och utbildning
  • dina intresseområden och övriga uppgifter som du lämnat.
  • information om din nöjdhet med tjänserna och dina kommentarer om personuppgiftsansvariges tjänster.
  • andra uppgifter som du lämnat och bilagor med bilder.

Dessutom insamlas:

  • Då du svarar på respons- och enkätblanketter, insamlar vi även bakgrundsuppgifter om dig för statistikföring och tjänstens utförande, såsom ägandetid och antalet personer som bor i samma hushåll.
  • För våra evenemang och utbildningar insamlar vi även de uppgifter som behövs för detta, såsom dietönskemål vid servering. Anmälningsuppgifter till evenemang kan innehålla uppgifter om din hälsa, såsom bl.a. allergiuppgifter.
  • För våra appar och webbläsarbaserade tjänster insamlar vi även uppgifter om användarnamn och lösenord samt användningshistorik. 
  • I fråga om representanter för media insamlar vi i vår databas även titel på redaktionen, arbetsområdet, mediet och journalistens ämnesområden och uppgifter om publikationer.
  • Om arbetssökande insamlar vi de uppgifter i meritförteckningen och i arbetsansökan, bl.a. arbetshistoria, utbildning, behörighet, språkkunskaper och referenser. Dessutom insamlar vi behandlingsuppgifter om ansökan, start- och slutdatum för arbetssökningen, uppgifter som sparats från en tredje parts register med den sökandes uttryckliga samtycke, uppgifter om nöjdhet i sökprocessen och kommentarer, löneanspråk samt övriga uppgifter som den sökande angett, bland annat kön, personbeteckning och fotografi.

Vilka är Raksystems huvudsakliga uppgiftskällor?

Huvudsakligen får vi uppgifterna antingen av dig, med ditt uttryckliga samtycke eller med din samverkan från en tredje parts register.

Raksystems huvudsakliga uppgiftskällor är beställningsavtal och uppgifter som getts i anslutning till det, offert-/uppdragsbegäran, kommunikation, enkät- och responsblanketter, kundregister, webbplatsen och de uppgifter som du själv gett/fyllt i. Då olika tjänster etableras insamlar vi dessutom dina uppgifter via en beställningsblankett och inom kundservice samt i kundsystemets databas. Uppgifter kan insamlas direkt av dig vid registrering, av samarbetspartner eller via kontaktuppgifter som publiceras i olika medier. Vi skaffar företagsuppgifter även från olika register samt från företagens webbsidor.

Gällande en arbetsansökan är våra informationskällor arbetsansökan och de uppgifter vi fått från företag som tillhandahåller personalförmedlingstjänster samt de uppgifter vi fått av den sökande och kommunikation med den sökande. Uppgifter kan insamlas även på Raksystems webbplats.

Hur agerar vi gällande regelbundet utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU eller europeiska ekonomiska samarbetsområdet?

Vi lämnar inte ut och överför inte uppgifter utanför EU/EES, om det inte är nödvändigt för behandlingen av personuppgifter för kundservice eller uppfyllelse av lagstadgade förpliktelser, varvid överföringen följer Finlands lagstiftning och EU:s bestämmelser och övriga regler om dataöverföring. 

Märk väl, att en del partner behandlar dina personuppgifter utanför EU (såsom Google och Facebook, i USA, där överföringen av dina uppgifter skyddas av regleringen EU-US Privacy Shield).

Inom koncernen Raksystems överlåter och överför vi uppgifter då det behövs för behandlingen av personuppgifter för att genomföra tjänster, enkäter och uppdrag, för att sköta och behandla kundrelationer och reklamationer, möjliggöra fakturering, ordna evenemang eller då överföringen av uppgifter grundas på uppfyllelse av lagstadgade förpliktelser. Vi överlåter och överför uppgifter inom koncernen Raksystems för tillhandahållande, marknadsföring, skötande av samarbeten som gäller våra och samarbetspartners tjänster samt för att genomföra Raksystems nyhetsbrevstjänster. Dessutom överlåter och överför vi uppgifter inom koncernen Raksystems i samband med arbetssökande och tecknande av arbetsavtal samt vid arbetsuppgifter som gäller administration av detta.

Vi överlåter uppgifter till en tredje part enbart med ditt samtycke eller då det specifikt stadgas om överlåtelse av dina uppgifter, i samband med företagsaffär eller företagsarrangemang eller om överlåtelse av uppgifter behövs för att möjliggöra fakturering och inkasso. Till exempel skattemyndigheten har rätt att få dina uppgifter i vissa situationer. Dessutom behandlar våra tjänsteproducenter och samarbetspartner kunduppgifter i enlighet med våra uppdrag. Sådana underleverantörer är till exempel it-tjänsteleverantörer, som bland annat sköter det tekniska underhållet av våra system eller behandlar respons. Till exempel våra digitala blanketter för invånarenkäter behandlas av vår samarbetspartner. Då det vid personuppgiftsbehandling är fråga om informationsbehandling för vår räkning, binds våra samarbetspartner av sekretess, och våra samarbetspartner har inte rätt att lämna ut dina uppgifter till en tredje part eller använda uppgifter för andra syften än för att genomföra våra uppdrag.

Vem hos Raksystems behandlar mina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas av våra arbetstagare eller samarbetspartners arbetstagare som har sådana arbetsuppgifter där behandling av personuppgifter krävs.  Till exempel uppgifter på enkät- och responsblanketter och dina svar behandlas även av våra samarbetspartner. Personuppgiftsbehandlarna binds av sekretess.

Våra produkter och tjänster kan innehålla länkar till andra bolags webbplatser eller tjänster med egen dataskyddspraxis. Vi rekommenderar att du läser igenom tredje parters dataskyddspraxis.

Hur länge förvarar Raksystems mina personuppgifter?

Vi förvarar personuppgifter bara så länge de behövs för det ändamål för vilket uppgifterna insamlats, så länge de behövs för uppfyllande av lagstadgade förpliktelser eller avgörande av eventuella meningsskiljaktigheter. På din begäran kan vi ta bort dina uppgifter tidigare, om det inte finns någon grund för att förvara uppgifterna. Till den del dina personuppgifter inte kan tas bort därför att programmen inte medger detta, passiveras dina uppgifter när de föråldras.

Exempel på förvaringstider för personuppgifter:

  • Förvaring av personuppgifter och expertrapporter är viktigt, för att vid nya uppdrag kunna utreda om vi redan tidigare utfört besiktningar, undersökningar eller andra åtgärder av objektet som kan vara av betydelse för det nya uppdraget. Till exempel vid Bostadaffärens Byggnadsbesiktning, ska enligt Beställarens anvisning (KH 90-00393) rapporten förvaras minst 10 år.
  • Gällande nyhetsbrevstjänsten förvaras dina uppgifter under nyhetsbrevstjänstens giltighetstid. Om nyhetsbrevstjänsten avslutas, tas dina personuppgifter bort inom en rimlig tid.
  • Om du är arbetssökande förvaras dina personuppgifter sex (6) månader från datumet då du lämnat in din ansökan, varefter dina uppgifter raderas automatiskt om du inte förnyar din ansökan.

Vilka är principerna för skyddande av Raksystems register?

Vårt register är huvudsakligen it-baserat. Dina uppgifter ligger på en tredje parts server i skyddade datasystem som fysiskt sett finns i EU/EES-området. Vid behandling av personuppgifter har Raksystems relevanta skyddsåtgärder för att skydda personuppgifterna mot försvinnande, missbruk, överlåtelse, ändringar och förstörelse. 

De serverdatorer som används för behandlingen av uppgifterna finns i låsta rum som skyddas med passagekontroll och säkerhetssystem. Obehörig åtkomst förhindras även bl.a. med brandvägg och tekniska skyddsmetoder samt lösenord. Fysisk åtkomst till uppgifterna förhindras med passerkontroll samt övriga säkerhetsåtgärder. Åtkomst till uppgifterna har bara de personer som behöver åtkomsten för tjänstens tillhandahållande eller för sina arbetsuppgifter. Manuellt material förvaras i registeransvariga anställdas låsbara rum i lokaler som övervakas med passerkontroll. Användarna binds av sekretess. Registrets uppgifter får ändras bara av personer i vars arbete det ingår.

Vilka är mina rättigheter som registrerad?

Du har rätt att:

  • begära åtkomst till personuppgifter som gäller dig samt rätt attbe att få uppgifterna i fråga rättade eller raderade eller begränsa behandlingen eller motsätta dig behandlingen och rätten att överföra dina uppgifter från ett system till ett annat,
  • då personuppgiftsbehandlingen grundas på ditt samtycke kan du ångra ditt samtycke när som helst. Ångrandet påverkar dock inte lagligheten i behandling som utförts tidigare,
  • kontrollera och vid behov få bristfälliga och felaktiga uppgifter som gäller dig rättade utan onödiga dröjsmål. Lämna i detta fall din begäran till oss skriftligt.
  • Få uppgifter som gäller dig raderade, om dina personuppgifter inte längre behövs för de syften för vilka de insamlades eller behandlades.
  • anföra klagomål till tillsynsmyndigheten om behandlingen av dina personuppgifter.

Du har rätt att anföra klagomål till tillsynsmyndigheten

Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsbestämmelserna kan du anföra ett klagomål till tillsynsmyndigheten i det EU-land där du har din stadigvarande hemort eller arbetsplats eller där du anser att brottet mot bestämmelserna begåtts. I Finland är myndigheten i fråga dataskyddsombudsmannen.

Dataskyddsombudsmannens kontor

Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6 vån.
00520 Helsingfors

Postadress: PB 800
00521 Helsingfors

Telefon (växel): + 358 (0)29 56 66700
Fax: +358 9 56 66735
E-post: tietosuoja@om.fi