Päivä aspalaisten kanssa – toimistoassistentti ja puhelinvaihteenhoitaja

Asiakaspalvelumme vastaa vuositasolla yli 20 000 puheluun, satoihin asiakkaiden lähettämiin sähköposteihin sekä kyselyihin. He pitävät huolta asiakkaistamme yhdessä Raksystemsin asiantuntijoiden kanssa. Tässä juttusarjassa pääsemme tutustumaan aspalaisten arkeen, vuorossa ovat toimistoassistenttimme Jenni Juulia sekä puhelinvaihteenhoitajamme Priscilla.

Jenni Juulia, toimistoassistentti

Olen Jenni Juulia Tikka ja olen toiminut 2019 huhtikuun lopusta saakka toimistoassistenttina Raksystemsin Vantaan toimistolla. Päivittäisiin tehtäviini kuuluu muun muassa neuvotteluhuoneiden ylläpito, kahvikoneiden huolto sekä postitukseen liittyvät työt.

Päivä alkaa neukkareiden tarkistuksella

Aamulla ensimmäisenä tarkistan tämän päivän neuvotteluhuoneiden varaustilanteen. Tänään ensimmäiset kokoukset alkavat vasta yhdeksältä, joten voin odotella postin saapumista ennen aamukierrokselle lähtemistä.

Posti saapuu tuttuun tapaan hieman ennen puoli yhdeksää, jonka jälkeen käyn kaikki saapuneet kirjeet läpi sekä ilmoitan muutamille työntekijöille, että heille on saapunut paketteja.

Aamukierroksella suuntaan ensin neljänteen kerrokseen, jossa täytän kahvikoneen raaka-aineet sekä suoritan päivittäisen pesun. Puhdistusohjelman pyöriessä käyn jakamassa kirjepostin ja tarkistamassa kerroksen neuvotteluhuoneen tilanteen, jossa jääkaappi vaatii hieman täydennystä.

Päivittäin vaihdettavan vesikannun lisäksi kaikista neuvotteluhuoneista löytyy pieni jääkaappi, josta löytyy vieraille tarjottavaksi vettä – kuplilla ja ilman – sekä limua. Puhdistusohjelman päätyttyä käyn tekemässä samat aamutoimet ensimmäiseen kerrokseen.

Aamukierroksen jälkeen huomaan sähköpostista, että asiakaspalvelumme on saanut muutaman tarjouspyynnön. Lähetän asiakaspalvelun apuna asiakkaille tarjouksia, tällä kertaa ne koskivat kuntotarkastusta, kosteuskartoitusta sekä tarvekartoitusta sisäilmaongelmaan.

Lounaiden aikaan olen puhelinvaihteessa apuna, tänään asiakkaat halusivat tilata kuntotarkastuksia ja kosteuskartoituksia, joten yhdistelin puheluita eteenpäin asiakaspalvelijoille.

Loppupäiväksi tilausten pariin                         

Lounaiden aikaan toimistotarvikekuormamme saapuu, joten lounaiden jälkeen käyn täyttämässä hunaja- ja teeastioita, sillä nämä olivat aamulla loppuneet. Tänään on myös vuorossa uusien työntekijöiden henkilökorttien tilaukset. Lähetän valokuvat ja nimet yhteistyökumppanillemme, josta saankin saman iltapäivän aikana valmiit vedokset hyväksyttäväksi.

Päivä alkaa lähenemään loppuaan, joten on aika käydä tarkistamassa postihuoneesta, onko tälle päivälle lähteviä paketteja. Muutama niitä olikin, teen paketteihin pakettikortit ja käytän kirjeet postimaksukoneen läpi. Jätän paketit postihuoneeseen odottamaan noutoa.

Loppupäivästä siirryn asiakaspalvelun avuksi kirjaamaan tilauksia ylös. Lisään tilauksien tiedot järjestelmiimme, lähetän asiakkaille tilaussopimuksen ja ennakkomateriaalit.

Mikään työpäivä ei ole tylsä

Työssäni mikään päivä ei ole samanlainen ja jokaiseen päivään mahtuu aina jotain erityistä. Raksystemsillä työskentelyssä tämä onkin mielestäni parasta, sillä töissä ei ole koskaan tylsää!

Priscilla, puhelinvaihteenhoitaja

Olen Priscilla Perälä ja toimin Raksystemsin puhelinvaihteenhoitajana. Olen 27-vuotias kaivokselalainen ja aloitin Raksystemsillä heinäkuussa 2019. Pidän Raksilla työskentelystä ja yritys on motivoiva monipuolisuutensa ja alati kehittyvän työympäristönsä vuoksi. Hyvä fiilis sekä yhteishenki näkyy toimistolla ja positiivinen ilmapiiri huokuu asiakaspalvelutiimissämme.

Päivä aspalaisten kanssa Priscilla, Raksystems

Sähköpostin läpikäyntiä

Aloitan aamuni asiakaspalvelun sähköpostin läpikäynnillä. Ohjaan viestit kuluttajapuolelle ja kiinteistöjen elinkaaripuolelle, sekä muille osastoille ja asiantuntijoille. Jatkan sähköpostin seuraamista läpi päivän.

Kello yhdeksältä aamulla meillä on maanantaisin aspavartti, jossa käymme läpi viikon huomioitavat asiat ja poikkeavuudet aikatauluissa. Varttiin osallistuu koko asiakaspalvelu. Kuukausittain kokoonnumme yhteen pidemmäksi ajaksi käymään läpi tiimimme asioita.

Iltapäivällä arkistoin raportteja

Noin kello 10-14 syötän kuntotarkastusraportit raporttiohjemaan, viimeistään tarkastusta edellisenä arkipäivänä. Arkistoin valmistuneet asiantuntijaraportit viikoittain kansioihin. Tarvittaessa postitan raportteja asiakkaille kuntotarkastajien pyynnöstä.

Vastailen päivän mittaan erilaisiin puheluihin ja ohjaan niitä oikeille henkilöille. Kyselyitä tulee muun muassa asiantuntijatyöstä, kiinteistöjen elinkaaripuolen tarkastuksista, raporteista, laskutuksesta ja muusta Raksystemsin tarjoamista tuotteista, palveluista ja toiminnasta.

Loppupäivä

Muutaman kerran viikossa muistutan myös työntekijöitä soittopyynnöistä ja tiedusteluista, jotka ovat tulleet vaihteen ja asiakaspalvelun kautta, jos ne jäävät pitkään kuittaamatta.

Näitä tulee erityisesti, kun Raksystemsin työntekijät ovat varattuina muissa työtehtävissä ja eivät pysty juuri sillä hetkellä vastaamaan puhelimeen, jolloin tieto välitetään heille soittopyyntöinä.

Katso avoimet työpaikkamme ja hae mukaan! 

Jaa tämä

Jaa tämä: Facebook Jaa tämä: LinkedIn Jaa tämä: Twitter Jaa tämä: WhatsApp